سیستم گزارش گیری مدیریت (MRS)
پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده ها در سازمان و نصب تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز و ایجاد مدیریت پایگاه و سیستم های پردازش عملیاتی (TPS)ها، میتوان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن بهره مند شد. این سه بخش عبارتند از:
- سیستم گزارشات مدیریت MRS
- سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS
- سیستم اطلاعات مدیران عالی EIS
در اینجا به توضیح سیستم گزارشات مدیریت یا Management Report System می پردازیم:
ویژگی های کلی MRS
• رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است.
• دومین نسل از سیستم های اطلاعاتی است که در اواخر دهه 1960 با رشد تکنولوژی پایگاه داده ها توسط IBM طراحی گردید.
• پشتیبانی از مدیران سازمان در سطوح میانی و عالی را به عهده دارد.
• متشکل از دو یا چند سیستم پردازش تعاملات است که اطلاعات را در قالب گزارشات ترکیبی ارائه می نماید.
• بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیری تأمین می کند.
• به دلیل برآورده نشدن نیازهای اطلاعاتی مدیران به خاطر بخشی بودن TPSها و جزایر جداگانه بودن آنها، سیستم اطلاعات گزارشات مدیریت MRS گزارشات لازم را از TPS گرفته و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار میدهند.
• محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص می شود و بنابراین کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد. به همین دلیل به آن سیستم گزارشات مدیریت اطلاق می گردد.
MRS شامل موارد زیر است:
ü سرعت: سرعت گزارشات نباید بیشتر از 5 ثانیه طول بکشد.
ü محاسبه و آنالیز: آنالیز آماری بر روی اطلاعات صورت می گیرد.
ü قابلیت اشتراک: اطلاعات بدست آمده قابل اشتراک بر روی اینترنت نیز می باشد.
ü چند بعدی: اطلاعات می تواند بصورت چند بعدی یا شامل ابعاد مختلف باشد مثل زمان ، مکان ، محصول و ...
ارتباط MRS با TPS
ساختار MRS
- کاربر برنامه MRS در خواست گزارش از سیستم می کند.
- برنامه یا سیستم داده های TPS را جمع آوری، اصلاح و پردازش می کند سپس به تهیه گزارشات میپردازد.
- گزارشات هم قابل چاپ روی کاغذ است هم نمایش بر روی صفحه مانیتور.
- MRS این گزارشها را در اطلاعات خود ذخیره میکند و برای درخواست های دیگر میتواند به عنوان ورودی سیستم در نظر گرفته شود.
- میتوان MRS را طوری تهیه نمود که یکسری گزارشات را هر صبح شنبه یا پایان روز کاری یا پایان هر هفته تهیه نماید.
این گزارشات می تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمانها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود.
باید به این نکته توجه داشت که سیستم MRS فقط یک سیستم گزارش ساز نیست که از اطلاعات سیستم های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مدیر باید خیلی سریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است.
به عنوان نمونه برای رزور بلیط هواپیما و چاپ بلیط از TPS استفاده میشود ولی برای تهیه گزارشی از فروش بلیط نمایندگیها و ارزیابی آنها از MRS استفاده میشود. در این حالت MRS تعداد بلیط های فروخته شده و نیز مبلغ فروش نمایندگی ها را بررسی نموده و در مورد فعالیت هر نمایندگی نیز گزارشاتی تهیه می کند. مدیر اداره فروش نیزاز این گزارش برای بررسی عملکرد نمایندگی ها، یافتن مشکلات آنها و پرداخت پاداش به کسانی که فروش بالاتری داشته اند استفاده می کند.
انواع MRS
- گزارشات برنامه ای (Scheduled Reports )
- گزارشات درخواستی (Demand Report )
- گزارشات خاص (Exception Report )
- گزارشات تفصیلی (Drilled Down Reports)
- گزارشات شاخص (Indexed Reports)
الف- گزارشات برنامه ای
گزارشاتی هستند که به طور متناوب و یا بر اساس برنامه زمان بندی شده مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه تولید می شوند.
- مثلا مدیر تولید می تواند با استفاده از یک گزارش خلاصه هفتگی هزینه کل حقوق و دستمزد و هزینه های مربوط به کار را بررسی و کنترل نماید.
- مثال دیگر در این زمینه گزارشاتی است که از تولید روزانه تهیه می شود تا بر برنامه تولید یک کالای جدید بتوان نظارت کرد.
با سایر گزارشات برنامه ریزی شده، مدیران می توانند اعتبار مشتریان، عملکرد نمایندگی های فروش، میزان موججودی انبار و غیره را کنترل نمایند.
ب- گزارشات درخواستی
این گزارشات بنا به درخواست مدیران، یک سری اطلاعات خاص را ارائه می کنند. به عبارت دیگر ماهیت این گزارشات درخواستی می باشد.
- مثلا ممکن است یک مدیر اجرایی میزان موجودی کالای خاصی را در انبار بداند.
- نمونه های دیگر گزارشات درخواستی عبارتند ازساعات کار یک کارمند خاص، فروش کل محصول در طی سال و امثال آنها.
ج- گزارشات خاص
گزارشاتی هستند که در شرایط غیر عادی ارائه می شوند.
- گزارشات خاص برای نظارت بر جنبه های مهم موفقیت کلی سازمان تولید می شود.
- به طور کلی بر اساس گزارش خاص، مدیر یا مسئول اجرایی اقداماتی را انجام می دهد.
- در گزارشات خاص، پارامترها باید با دقت تنظیم شوند.
• به عنوان مثال ممکن است مدیری پارامتری را تعیین کند که گزارشی از تمام کالاهای انبار که موجودی آنها کمتر از 50 واحد باشد، ارائه شود. گزارش خاصی که با این پارامتر تولید می شود فقط شامل اقلامی است که موجودی آنها در انبار کمتر از 50 واحد باشد.
د- گزارشات شاخص
• در این نوع گزارشات، اطلاعات بر اساس یک شاخص یا معیار مرتب می شوند.
• تغییر شاخص در یک گزارش به تغییر در نحوه قرارگیری اطلاعات گزارش منجر خواهد شد.
• این نوع گزارشات جهت دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز در یک گزارش استفاده می شود.
مثلا دریافت گزارش بر اساس حروف الفبا ( نام خانوادگی ) یا به ترتیب بزرگترین عدد به کوچکترین یا بر عکس.
************
استاد راهنما: دکتر نیلوفر میرسپاسی
تهیه و تنظیم کننده: فاطمه زارعی
ترم اول 94-1393
ترجمه واژه نامه اصطلاحات مالی
ترجمه جزوه واژه نامه اصطلاحات مالی دکتر اسمی؛ زبان تخصصی مدیریت اجرایی- ترم 1
Accounts payable حساب های پرداختی:
مقادیری که شخص یا سازمان در تجارت معمولی روزانه خود به دیگران بدهکار است.
Accounts receivable حساب های دریافتی:
مقادیری که شخص یا سازمان در تجارت معمولی روزانه خود (به جز وام ها و بدهی ها) از دیگران طلبکار است.
Acquisition خرید:
کلمه دیگری برای خرید، معمولا برای مقادیر بسیار بزرگ مثل ساختمان، کارخانه و یا شرکت های دیگر استفاده می شود.
Affiliate وابسته:
شخص یا شرکتی که به شخص یا شرکت دیگری وابسته است (مربوط می شود).
(AICPA) انستیتو حسابداران قسم خورده آمریکا:
هیات متخصص حسابداران آمریکا
Amortization استهلاک:
فرایند کاهش ارزش یک دارایی غیر مشهود به صفر در طول چند سال مشخص
Assets دارایی:
هر چیزی که شخص یا شرکتی داراست و برای دارنده دارای ارزش است.
Balance sheet ترازنامه:
صورت (گزارش) مکتوبی از (1) مقدار پول یا دارایی یک شرکت (2) پولی که از سهامداران و طلبکاران دریافت می گردد.
Board of director هیات مدیران:
مدیران رده بالای سازمان (شرکت)
Branch شعبه:
دفاتر و اداره های متعلق به یک شرکت که در شهرها و کشورهای گوناگونی قرار دارند. شعبه، یک شرکت جداگانه نیست.
Budget بودجه:
مقدار مالی ثابت که در آینده خرج می شود. همچنین گزارش رسمی که این مقادیر را نشان می دهد.
Capitalization سرمایه گذاری:
وقتی شرکت برای چیزی سرمایه گذاری کند که عمر این سرمایه گذاری بیش از یک سال باشد. که این مقدار در تراز نامه نیز ثبت می شود.
(CPA) حسابداران مستقل قسم خورده:
عنوانی که به حسابداران عمومی و مستقل ایالت آمریکا اطلاعات می شود.
Confidentiality محرمانه بودن:
قرارندادن اطلاعات شریک تجاری و یا مشتری ها در اختیار دیگران
Consistency principles اصول ثبات رویه:
رعایت کردن اصل و مکانیزم یکسان در طول سالها
Consolidation تلفیق مادی:
فرایندِ شامل کردن ارقام مربوط به شرکت های تابع و وابسته در حساب های شرکت مرکزی
Creative accounting حساب سازی:
دستکاری کردن ارقام به منظور رسیدن به نتایج بهتر برای شرکت
Creditor بستانکار، طلبکار:
شخص یا سازمانی که پول طلبکار است
Debt بدهی:
مقادیری که باید به شخص دیگری پرداخته شود
Deferred نسیه:
پولی که باید در آینده پرداخت شود ولی بر اساس معامله (تراکنش) فعلی در حساب ها ثبت می شود
Depreciation استهلاک- تنزل بها:
فرایند کاهش ارش دارایی (های مشهود) به صفر در طول سال های مشخص
Disposition فروش:
واژه دیگری برای فروش دارایی
Dividend سود تقسیمی- سود سهام:
توزیع سود شرکت به صاحبانش
Due diligence حسابرسی:
فرآیند چک کردن دارایی مالی و قراردادهای یک شرکت، قبل از خرید دارایی ها و یا سهام به منظور اطمینان از صحت اطلاعات داده شده
Expenditure هزینه- خرج- پرداخت:
مقادیری که خرج خرید دارایی می شود و در ترازنامه نیز ثبت می گردد.
To expense هزینه کردن:
زمانی که این کلمه بصورت فعل به کار می رود به معنی مقدار پول خرج شده توسط شرکت است که مستقیما در گزارش سود و زیان ثبت می شود.
Gearing تطابق مالی:
سهم بدهی و حقوق صاحبان سهام در شرکت یا دریک دارایی؛ ترکیب بدهی + حقوق صاحبان سهام
(GAAP) اصول پذیرفته شده عمومی حسابداری:
قوانینی که حسابداران باید در آماده کردن گزارش های مالی، آنها را رعایت کنند و این قوانین در قانون نوشته نشده است.
Going concern principle اصل تداوم فعالیت:
مفهومی که می گوید اطلاعات مالی باید فقط بر اساس اینکه شرکت قادر خواهد بود در آینده فعالیت کند گزارش شود؛ گزارش هایی که نشان می دهد یک شرکت هنوز قابلیت فعالیت دارد.
Goodwill سرقفلی:
ارزش کلی یک شرکت منهای ارزش خالص دارایی های مشهود
Holding company شرکت های مرکزی:
شرکتی که در تمام شرکت های یک مجموعه دارای سهام است.
To impair مستهلک کردن:
به منظور توصیف فرایند کاهش ارزش دارایی غیر قابل مشهود استفاده می شود.
(ICAW) انجمن حسابداران خبره انگلستان و ولز:
هیات حسابداران حرفه ای انگلستان
Intangible نامشهود- نا محسوس:
چیزی که داری حضور فیزیکی نیست، فقط دارای مفهوم مجرد است (انتزاعی است) (مثل امتیاز انحصاری، برندها و علائم تجاری)
(IAS) استاندارد بین المللی حسابداری:
استانداردهای فعلی بین المللی گزارش گیری های مالی
(IASC) کمیته استانداردهای بین المللی حسابداری:
هیات مسوول جهت ایجاد و خلق استانداردهای بین المللی حسابداری
(IFRS) استانداردهای بیتن المللی گزارشگیری مالی:
مجموعه استانداردهای تولید شده جهت یکپارچه کردن تمرین های حسابداری در جهان. جایگزین استانداردهای بین المللی حسابداری قبلی شده است.
Inventory فهرست اموال و دارایی- سیاهه کالا:
اجناس و کالاهایی که یک شرکت تولید کرده اما هنوز فروخته نشده است.
Leasing لیزینگ- اجاره به شرط تملیک:
قرارداد قانونی اجاره دادن دارایی از صاحب کالا؛ اغلب در مدت زمان طولانی و با امکان خرید دارایی در پایان دوره اجاره
Liability بدهکاری:
مقدار پول و یا ارزش چیزی که شخص و یا سازمان به دیگری بدهکار است. در زمینه موارد بیمه ای، Liability به معنی تعهد پرداخت و هزینه ها (خسارات) در تصادفات است.
Liquidation منحل کردن- فسخ کردن:
منحل کردن شرکتی که قادر به پرداخت صورت حساب هایش نیست.
To loan وام دادن:
وقتی گروهی به گروه دیگر مقدار پولی را قرض می دهد که قرار است در زمانی دیرتر، آن مقدار باز پس داده شود.
Margin حاشیه:
تفاوت بین ارزش فروش و هزینه های مستقیم تولید یک کالا
Matching principle اصل تطبیق:
مفهومی که بیان می کند مقادیر باید در همان زمان که رخ می دهند ثبت شوند نه زمانیکه پول نقد، پرداخت یا دریافت می شود.
Maturity سر رسید:
تاریخ پایان یک قرارداد
Merger ادغام:
زمانیکه دو سازمان با هم یکی می شوند تا یک شرکت جدید تاسیس کنند.
Minority interest سهم اقلیت:
دارا بودن کمتر از 50% سهام در شرکت های دیگر
Off-balance-sheet accounting سود انباشته- اصول حسابداری خارج از ترازنامه:
صورت دادن تراکنش های خاص که به شرکت اجازه می دهد مقادیر بزرگی را از حساب های خود خارج کند.
Parent company شرکت مادر:
شرکتی که دارای بیشترین سهام در شرکت های دیگر است.
Provision علی الحساب (بر اساس گفته استاد نوشتم):
در نظر گرفتن مقادیری در حساب ها که ممکن است در آینده به حساب بیایند.
Prudence principle اصل احتیاط - محافظه کاری:
مفهومی که بیان می کند اطلاعات مالی باید بصورت محتاطانه و محافظه کارانه گزارش شود طوریکه نتوان ارزش های کلی یک شرکت را بیش از حد برآورد کرد.
Ratio نسبت:
یک محاسبه ریاضی که دو یا چند مقدار را باهم مقایسه می کند.
Repair & maintenance تعمیر و نگهداری:
هزینه هایی برای تعمیر یک دارایی ( مثل دستگاه) و یا هزینه هایی عادی مورد نیاز برای اینکه یک دارایی درست کار کند.
Salvage value ارزش اسقاط (بازیافتی):
ارزش برآورد شده یک دارایی در پایان عمر مفید آن
Scrap value ارزش اسقاط:
ارزش فروش یک دارایی در زمانی که دیگر قابل استفاده نیست.
To service debtپرداخت (اصل و فرع) بدهی:
پرداخت اصل وام + بهره وام بر طبق قرارداد وام
Stock سهام- کالای داخل انبار:
(1) واژه دیگری برای سهام های یک شرکت، (2) لیست کالای یک شرکت که هنوز فروخته نشده است.
Subsidiary تابع – فرعی – وابسته؛ شرکت اقماری:
شرکتی که توسط شرکت دیگری اداره می شود و یا در مالکیت شرکت دیگری قرار دارد.
Tax return اظهار نامه مالیاتی:
گزارش رسمی ارسال شده برای مقامات مالیاتی (اداره مالیات) که گزارش سود و زیان را مشخص می کند و به منظور محاسبه مقدار مالیاتی که باید پرداخته شود استفاده می گردد.
Test basis آزمون – اساس آزمون:
فرایند چک کردن تصادفی یک نمونه کالا از بین لیستی از کالاهای شرکت به منظور اطمینان ازاینکه لیست کلی به صورت صحیح گزارش شده است یا خیر.
Unrealized gain (loss) سود (زیان) محقق نشده:
افزایش (کاهش) ارزش یک دارایی که هنوز فروخته نشده است.