سیستم گزارش گیری مدیریت (MRS)

پس از ایجاد بستر ارتباطی مناسب جهت انتقال داده ها در سازمان و نصب تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز و ایجاد مدیریت پایگاه و سیستم های پردازش عملیاتی (TPS)ها، می‌توان سیستم اطلاعات مدیریت MIS را در سازمان مستقر کرد و از سه بخش اصلی آن بهره مند شد. این سه بخش عبارتند از:

- سیستم گزارشات مدیریت   MRS

- سیستم پشتیبانی تصمیم گیری   DSS

- سیستم اطلاعات مدیران عالی   EIS

در اینجا به توضیح سیستم گزارشات مدیریت یا Management Report System می پردازیم:

ویژگی های کلی MRS 

•          رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است.

•          دومین نسل از سیستم های اطلاعاتی است که در اواخر دهه 1960 با رشد تکنولوژی پایگاه داده ها توسط IBM  طراحی گردید.

•          پشتیبانی از مدیران سازمان در سطوح میانی و عالی را به عهده دارد.

•          متشکل از دو یا چند سیستم پردازش تعاملات است که اطلاعات را در قالب گزارشات ترکیبی ارائه می نماید.

•          بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیری تأمین می کند.

•          به دلیل برآورده  نشدن نیازهای اطلاعاتی مدیران به خاطر بخشی بودن TPSها و جزایر جداگانه بودن آنها، سیستم اطلاعات گزارشات مدیریت MRS گزارشات لازم را از TPS گرفته و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار میدهند.

•          محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص می شود و بنابراین کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد. به همین دلیل به آن سیستم گزارشات مدیریت اطلاق می گردد.

MRS شامل موارد زیر است:

ü      سرعت: سرعت گزارشات نباید بیشتر از 5 ثانیه طول بکشد.

ü      محاسبه و آنالیز: آنالیز آماری بر روی اطلاعات صورت می گیرد.

ü      قابلیت اشتراک: اطلاعات بدست آمده قابل اشتراک بر روی اینترنت نیز می باشد.

ü      چند بعدی: اطلاعات می تواند بصورت چند بعدی یا شامل ابعاد مختلف باشد مثل زمان ، مکان ، محصول و ...

ارتباط MRS با TPS

ساختار MRS

• کاربر برنامه MRS در خواست گزارش از سیستم می کند.
• برنامه یا سیستم داده های TPS را جمع آوری، اصلاح و پردازش می کند سپس به تهیه گزارشات میپردازد.
• گزارشات هم قابل چاپ روی کاغذ است هم نمایش بر روی صفحه مانیتور.
• MRS  این گزارشها را در اطلاعات خود ذخیره میکند و برای درخواست های دیگر میتواند به عنوان ورودی سیستم در نظر گرفته شود.
• میتوان MRS را طوری تهیه نمود که یکسری گزارشات را هر صبح شنبه یا پایان روز کاری یا پایان هر هفته تهیه نماید.

این گزارشات می تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمانها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود.

باید به این نکته توجه داشت که سیستم MRS  فقط یک سیستم گزارش ساز نیست که از اطلاعات سیستم های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مدیر باید خیلی سریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است.

به عنوان نمونه برای رزور بلیط هواپیما و چاپ بلیط از TPS استفاده میشود ولی برای تهیه گزارشی از فروش بلیط نمایندگیها و ارزیابی آنها از MRS استفاده میشود. در این حالت MRS تعداد بلیط های فروخته شده و نیز مبلغ فروش نمایندگی ها را بررسی نموده و در مورد فعالیت هر نمایندگی نیز گزارشاتی تهیه می کند. مدیر اداره فروش نیزاز این گزارش برای بررسی عملکرد نمایندگی ها، یافتن مشکلات آنها و پرداخت پاداش به کسانی که فروش بالاتری داشته اند استفاده می کند.

انواع MRS

• گزارشات برنامه ای (Scheduled Reports )
•  گزارشات درخواستی (Demand Report  )
• گزارشات خاص (Exception Report )
• گزارشات تفصیلی (Drilled Down Reports)
• گزارشات شاخص (Indexed Reports)

 
الف- گزارشات برنامه ای

گزارشاتی هستند که به طور متناوب و یا بر اساس برنامه زمان بندی شده مانند روزانه، هفتگی یا ماهانه تولید می شوند.

- مثلا مدیر تولید می تواند با استفاده از یک گزارش خلاصه هفتگی هزینه کل حقوق و دستمزد و هزینه های مربوط به کار را بررسی و کنترل نماید.

- مثال دیگر در این زمینه گزارشاتی است که از تولید روزانه تهیه می شود تا بر برنامه تولید یک کالای جدید بتوان نظارت کرد.

با سایر گزارشات برنامه ریزی شده، مدیران می توانند اعتبار مشتریان، عملکرد نمایندگی های فروش، میزان موججودی انبار و غیره را کنترل نمایند.

ب- گزارشات درخواستی

این گزارشات بنا به درخواست مدیران، یک سری اطلاعات خاص را ارائه می کنند. به عبارت دیگر ماهیت این گزارشات درخواستی می باشد.

-          مثلا ممکن است یک مدیر اجرایی میزان موجودی کالای خاصی را در انبار بداند.

-          نمونه های دیگر گزارشات درخواستی عبارتند ازساعات کار یک کارمند خاص، فروش کل محصول در طی سال و امثال آنها.

ج- گزارشات خاص

گزارشاتی هستند که در شرایط غیر عادی ارائه می شوند.

• گزارشات خاص برای نظارت بر جنبه های مهم موفقیت کلی سازمان تولید می شود.

• به طور کلی بر اساس گزارش خاص، مدیر یا مسئول اجرایی اقداماتی را انجام  می دهد.

• در گزارشات خاص، پارامترها باید با دقت تنظیم شوند.

•          به عنوان مثال ممکن است مدیری پارامتری را تعیین کند که گزارشی از تمام کالاهای انبار که موجودی آنها کمتر از 50 واحد باشد، ارائه شود. گزارش خاصی که با این پارامتر تولید می شود فقط شامل اقلامی است که موجودی آنها در انبار کمتر از 50 واحد باشد.

د- گزارشات شاخص

•          در این نوع گزارشات، اطلاعات بر اساس یک شاخص یا معیار مرتب می شوند.

•          تغییر شاخص در یک گزارش به تغییر در نحوه قرارگیری اطلاعات گزارش منجر خواهد شد.

•          این نوع گزارشات جهت دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز در یک گزارش استفاده می شود.

مثلا دریافت گزارش بر اساس حروف الفبا ( نام خانوادگی ) یا به ترتیب بزرگترین عدد به کوچکترین یا بر عکس.

************

استاد راهنما: دکتر نیلوفر میرسپاسی
تهیه و تنظیم کننده: فاطمه زارعی

ترم اول 94-1393